Sistem Manajemen Konten Perusahaan (ECM-systems) adalah jenis teknologi perangkat lunak yang dapat diterapkan secara luas dalam manajemen, penyimpanan, pengambilan, dan perlindungan informasi yang tidak terstruktur yang secara langsung terkait dengan pengelolaan proses bisnis di organisasi mana pun.
Beberapa sistem ECM membingungkan dan sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS). Kebingungan antara definisi-definisi ini muncul karena fakta bahwa EDMS sangat sering, di samping modul manajemen dokumen perusahaan, termasuk beberapa fitur ECM. Seperti, misalnya, interaksi karyawan pada persiapan dokumen. Dalam situasi ini, sangat mungkin untuk mendiskusikan perluasan fungsionalitas ke sistem ECM.
Perbedaan utama antara sistem ECM dan EDMS adalah bahwa selain melakukan manajemen dokumen elektronik perusahaan, sistem ECM menciptakan ruang informasi tunggal untuk semua pengguna organisasi, serta menyediakan otomatisasi proses bisnis.
Berkat penggunaan sistem ECM, sumber daya tenaga kerja dioptimalkan dan biaya operasional perusahaan berkurang secara signifikan.
Biasanya, sistem ECM mencakup sub-bagian (modul) berikut, yang masing-masing terintegrasi dengan bagian-bagian lainnya, dan juga dapat ada secara terpisah.
Berikut adalah beberapa di antaranya:
- Modul manajemen dokumen elektronik perusahaan;
- Modul Dukungan Proses Bisnis;
- Modul manajemen konten web untuk situs web atau portal perusahaan,
- Modul Manajemen Konten Media;
- Modul manajemen pengetahuan;
- Modul kontrol akses konten, memberikan informasi yang diperlukan terlepas dari waktu dan tempat.
Masing-masing subbagian membutuhkan keterampilan tertentu. Misalnya, mengelola konten Web dari situs web atau portal perusahaan memerlukan pengetahuan khusus tentang pengelolaan sumber daya Internet, dan modul manajemen dokumen elektronik perusahaan memerlukan spesifik tentang pergerakan internal dokumen.
Sistem ECM menggabungkan konten dokumen dan aspek manajerial perusahaan, menciptakan lingkungan tunggal untuk manajemen dokumen, dan mengurangi jumlah aktivitas kerja untuk pelaksanaan tugas bisnis. Dengan demikian, konten korporat menjadi tersedia bagi para pengguna yang membutuhkannya untuk pekerjaan cepat dan berkualitas tinggi.
